Q. 令和2年分の年末調整から、生命保険料控除等の控除証明書を勤務先へ電子データにより提供できるようになったそうですが、詳しく教えてください。

A. 令和2年分の年末調整から、生命保険料控除、地震保険料控除及び住宅借入金等特別控除に係る控除証明書等について、勤務先へ電子データにより提供できるよう手当されたことなどを受けて、年末調整手続の電子化に向けた施策が実施されます。

これまでの年末調整では、生命保険料控除証明書等は従業員が控除申告書用紙に手書きし勤務先へ提出することが多く、控除申告書を勤務先が保管する必要がありました。これらの手続きを電子データで行えるようになります。

解説

電子データ化の目的は、勤務先・従業員双方の年末調整に係る事務負担を軽減することにあります。

年末調整が電子化されると、年末調整手続きは次のような手順となります。

年末調整手続きの手順（電子化の場合）

① 従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領
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② 従業員が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフト（以下「年調ソフト」）に、住所・氏名等の基礎項目を入力し、①で受領した電子データをインポート（自動入力、控除額の自動計算）して年末調整申告書の電子データを作成
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③ 従業員が、②の年末調整申告書データ及び①の控除証明書等データを勤務先に提供
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④ 勤務先が、③で提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算

従業員側のメリット

・手書きによる年末調整申告書への記載および押印が不要となる。
・書面で受け取った控除証明書等を紛失した場合、従前は保険会社等に対し再発行の依頼が必要でしたが、電子化により不要となる。

勤務先のメリット

・年調ソフトで作成したデータを利用することで、控除額の検算が不要となる。
・控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減される。
・書面による年末調整申告書の書類保管コストが削減される。

年末調整の電子化は義務ではありませんので、各企業で電子化するか判断することとなります。電子化へ移行する準備が必要となりますが、電子化されると事務作業時間の削減が見込めます。スマートフォンにも対応しているので、従業員側もいつでも申告書・証明書を勤務先へ提出することができます。

今後テレワークを検討されている又はすでに実施している企業にはオススメできる制度かもしれません。

詳しいことは税務の専門家である税理士にご相談ください。